Produktyvi diena arba kaip efektyviai planuoti laiką
Tyrinėjant sėkmingiausių žmonių dienotvarkes išskiriama keletas visiems būdingų dalykų. Taigi, kokia profesionalų dienotvarkė? Sako protingi žmonės bet kokiai problemai ieško geriausio varianto, o išmintingi žmonės naudoja jau patikrintus efektyviausius sprendimus. Ko reikia, kad mūsų neužgriūtų neatliktų darbų lavina, kad viską spėtume ir dar būtume laimingi?
Sėkmingi žmonės keliasi anksti. Rytinį laiką galima padalinti į dvi dalis. Pirma, tai produktyviausio laiko išnaudojimas konkretiems darbams. Tyrimai rodo, kad produktyviausios yra pirmos 2,5 – 4 valandos pabudus. Neverta šio laiko švaistyti skubėjimui, elektroninio pašto tikrinimui, naujienų skaitymui ar tuštiems plepalams. Efektyviausia šį laiką skirti dienos planavimui, prioritetų sudėliojimui, tikslų nusimatymui. Net nustebsite, kas anksčiau to nedarėte, kiek genialių minčių ir idėjų gali kilti rytais. Ankstyvas rytas tai metas, kai jūsų netrukdys skambučiai, šeimos nariai. Tai puikiausias laikas apmąstymams. Antroji rytinė dalis turėtų mus puikiai nuteikti dienos darbams. Jau vien anksti atsikėlus žmogus savaime yra darbingesnis ir geresnės nuotaikos. Jam nereikia skubėti, nervintis, kad pavėluos į darbą, paskaitas. Energijos paprastai būna daugiau ir pasireiškia pasitikėjimas savimi, sėkme darbuose. Sėkmingi žmonės turi rytinius ritualus, tai sportas, mėgiami pusryčiai, šaltas dušas, laikas su šeima. Kasdieniai ritualai suteikia pastovumą ir ramybės jausmą. Tyrimais įrodyta, kad žmogaus nuotaika su kuria jis atvyksta į darbą tiesiogiai įtakoja rezultatą. Laimingi gydytojai 19% greičiau nustato tikslią diagnozę, optimistiškai nusiteikusių pardavėjų rezultatai net 56% geresni už kolegų pesimistų, laimingi studentai gauna geresnius pažymius, mokiniai daug greičiau pasisavina žinias. Mes privalome valdyti savo nuotaiką. Ankstyvas rytas yra metas, kai esame labiausiai disciplinuoti.
Svarbūs ir ne tokie svarbūs darbai. Prieš atliekant bet kokį darbą pagalvokite, ar tikrai būtina tai daryti dabar. Darome daugybę nereikšmingų darbų ir skundžiamės, kad neturime laiko, niekur nespėjame. Visada paklauskite savęs ar tai iš viso turi būti daroma. Darykite tai, kas svarbu, visa kita palauks. Svarbiausi darbai turi būti atliekami pirmoje dienos pusėje, taip sutaupysite energijos ir nervų. Atidėliodami nemalonų skambutį gadinate nuotaiką ir neatliekate kitų svarbių darbų, nes nervinatės kaip bus, ką pasakys ir pan. Tai atlikę pirmoje dienos pusėje padarysite paslaugą sau ir savo verslui. Patartina darbus grupuoti, taip efektyviau ir greičiau pasieksite darną darbų lavinoje.
Nesileiskite blaškomi elektroninio pašto, socialinių tinklų ir kolegų. Turime daug laiko vagių ir jei tyčia ar netyčia apsimesime, kad jų nėra, tiesiog nekreipsime į juos dėmesio, jie užvaldys mūsų laiką. Pavogs mūsų produktyvumą, energiją ir galų gale gyvenimą. Darbas biure turi ir minusų, nes čia reikia paplepėti su kolega, padėti naujokui, atsakyti į viršininko klausimus, juk negali būti nemandagus. Žiūrėk jau ir pietų metas atėjo. Po sočių pietų sunku bus susikaupti, atsiras noras panaršyti internete ir taip apgaudinėdami save galvojame, kad dirbame ir stebimės, kad nieko nespėjame. Tuomet pravartu peržiūrėti savo tikslus ir progresą, kurį padarėte ryte. Labai svarbu koncentruotis į tai, ką šiuo metu atliekame. Visa kita palauks. Koncentracija yra jus blaškančių dalykų eliminavimas. Susikoncentravę darbą atliksite geriau ir greičiau. Įsivaizduokite kas nutiktų, jei chirurgas operacijos metu atsiliepinėtų į skambučius. Sakysite mūsų darbas ne toks, taip, bet ar norite jį atlikti greitai ir kokybiškai, ar norite prie jo praleisti visą dieną ir vis tiek neužbaigti. Vaizdingiau galima pasakyti, kad koncentracija, tai savęs perkėlimas į negyvenamą salą, kur nėra žmonių, interneto, tik jūs ir jūsų užduotis. Ją atliksite ir jūs vėl civilizacijoje. Išmintingi žmonės laiko nešvaisto.
Susikurkite asmeninę sistemą. Per ilgesnį laiką pajusite kas labiausiai padeda našiai dirbti, kokiu dienos metu kokius darbus geriausiai atlikti. Jei laikas tinkamas skambinti klientams, neeikvokime jo pasiūlymų rašymui ar pasitarimams su kolegomis. Tam puikiausiai tiks priešpietinės ar vakarinės valandos. Sistemos geros todėl, kad jos veikia automatiškai, neapkrauna jūsų dvejonėmis ir taupo laiką. Kurdami savo sistemą naudokite „20/80” principą. Nepamirškite, kad 20 proc. pastangų sukuria 80 proc. rezultato ir atvirkščiai. Besistengdami nudirbti kuo daugiau dažniausiai nepadarome nieko vertingo. Trikdžiai, „gaisrų“ gesinimai, ir maža vertę turinčios užduotys neatneša rezultato, tik atima daug laiko. Susikoncentruodami ties svarbiais darbais, juos atliksime efektyviai ir greitai. Taip, darydami mažiau gausime daugiau. Laimėsime laiką poilsiui ir ramybę smegenims. Svarbiausia yra nustatyti tuos 20 proc. svarbiausių darbų. Pravartu atsakyti į klausimus: Kokie veiksmai atneša didžiausią naudą? Kokia veikla sumažina darbo našumą? Kurios problemos gali padaryti daugiausiai žalos? Kurios galimybės sukuria didžiausią rezultatą? Kurie klientai yra svarbiausi? Kas svarbiau paskambinti senam klientui ar atrasti naują? Atminkite – mažiau yra daugiau. Turėdami mažiau stambių klientų visada gausite didesnę nauda, nei turėdami daug ir bet kokių.
Atsiribokite nuo darbo vakare. Leiskite smegenims pailsėti. Nerimaudami dėl užsilikusių darbų, jų nepaspartinsite. Verčiau skirkite keletą minučių apmąstymui ką galėjote padaryti geriau, užsirašykite tai ir nekartokite tų pačių klaidų. Tik kvailys tikisi kitokio rezultato darydamas tą patį.